Any.DO To-do listでタスクに集中しよう!ドラッカーに学ぶ成果を高める方法。

時間と労力と資源を集中するほど、実際にやれる仕事の数と種類が多くなる。これこそ、困難な仕事をいくつも行なう人の秘訣である。一時に一つの仕事をする。その結果、他の人よりも少ない時間しか必要としない。成果をあげられない人のほうが多く働いている。 (ピーター・F・ドラッカ―)

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スマホを使っていると、次から次にメールやタスクがプッシュされてきます。
企画書を作成している時に、メールをついついチェックしたり
友人のソーシャルメディアの投稿に反応するなど、私たちはマルチタスクを行いがちです。
私たちはマルチタスクをしていると、多くのことをこなしていると思いがちですが
これは錯覚で、実際には生産性を下げてしまっているのです。
会議の最中にメールについつい返信してしまい
大事な発言内容がわからず、後で困ったという経験を私は何度もしています。

ドラッカーが言うように多くの作業を行うより
一つのことに集中したほうが、短時間で多くの成果を生み出せるのです。
マルチタスクは、実際には集中力を低下させ、ミスを誘発させます。
ミスが起これば、余計に時間がかかってしまいます。
小さなミスも何度も続けば、多くの時間をロスしますし
最悪の場合、どのタスクも終わらせられず、時間だけが過ぎ去ってしまうのです。

もしも、タスクを短時間で仕上げたいなら、まずは、重要なタスクをリストアップしましょう。
今日やるべきことをリスト化し、優先順位をつけて、そこに時間と資源を集中するのです。
一つの作業に集中すれば、仕事が丁寧にでき、生産性が飛躍的にアップします。
朝一の脳が働くプラチナ時間に最重要タスクを仕上げられれば
気持ちもすっきりし、イライラや不安も減らせます。
重要なタスクを一つ一つ終わらせることで、精神的な満足も得られるようになるのです。
大事な仕事を終えた後で、残りのタスクをこなしていくほうが
はるかに多くのことができるようになります。

そのためは、集中を妨げるものを排除しなければなりません。
最も重要なタスクを行う時には、スマホを自分の近くに置くのをやめましょう。
私は、重要なタスクを行う時にはカフェや会議室にこもって
人やスマホから邪魔されない環境を作ります。
作業時間を見積もったら、その時間内は徹底的に集中し
Facebookやメールのチェックも後回しにするのです。

まずは、タスクを決めたら、5分間だけでも手をつけてみましょう。
重要事項に集中できれば、自分が見積もった時間よりも
短時間でタスクを完成できるようになります。

大きなタスクは、細く切り刻んで、今日やるべき内容を決めて
その部分を完成させることに集中しましょう。
大きなタスクのままだと、そのタスクを先延ばししてしまいがちですが
タスクを小さく切り刻むこと(サラミスライス法)で
脳もやる気になり、行動に移せるようになります。
このサラミスライス法を日々続ければ、デッドラインも守れるようになります。
私も書籍の執筆の際には、週単位で目標数字を作ります。
一冊の文字数(12万文字)だと思うと、その文字数に圧倒されて、先延ばししたくなりますが
今週の目標を1万文字、それを1日単位(1500文字)に置き換えることで
恐怖感がなくなり、その目標がたいしたことに思えなくなります。
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タスクを管理する際には、Any.DO To-do listなどシンプルなアプリを使うと良いと思います。
仕事だけでなく、読みたい本、買い物リストなどのカテゴリー区分もできます。
今日、明日、近日中などのタスクをプラスボタンで登録し
完了したら、右スワイプをするだけなので、誰でも簡単に使えます。
重要なタスクは☆マークで区別しましょう。
また、タイムリマインダー(アラーム)にも対応していますから
重要なタスクはリマインダーで登録しましょう。
これを活用すれば、今日やるべきことに集中できます。
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アラーム設定の画面ではToDoの繰り返しも設定できますから
会議などの重要なルーティンを登録しておくと便利です。
有料版では、場所の設定も可能ですから
「会社に到着したら企画書を書く」という風にも使えます。
(※ちなみに、私は無料版しか使っておりません)

まずは、ドラッカーの言葉を信じて
マルチタスクをやめて、重要なタスクに集中しましょう!
そうすれば、結果が残せるようになるはずです。

今日もお読みいただき、ありがとうございました!

     

photo credit: Peter Drucker dies at 95 via photopin (license)

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徳本昌大

徳本昌大ソーシャルおじさん

投稿者プロフィール

複数の広告会社で、コミュニケーションデザインに従事後独立。
特にベンチャーのマーケティング戦略に強みを持つ。
ソーシャルメディアを活用したコミュニケーションデザインの実績多数。

現在、ベンチャー企業の取締役 顧問として活躍中
インバウンド、海外進出のEwilジャパンCOO
Iot、イステム開発のビズライトテクノロジー 取締役
みらいチャレンジ ファウンダーなど
アルコール依存症を克服した独自の習慣術でのベンチャー起業家へのコーチングも行う。

ドラッカー名言学び実践会主催
iPhone記事や、ビジネス書籍の書評をブログにて毎日更新しています。
MacFanの書評連載も評判

著書に、
「ソーシャルおじさんのiPhoneアプリ習慣術」(ラトルズ)
「図解 ソーシャルメディア早わかり」(中経出版)
「ソーシャルメディアを使っていきなり成功した人の4つの習慣
「ソーシャルメディアを武器にするための10ヵ条」(マイナビ)
など多数。

電子書籍も積極的にリリースしています。
「ミドル世代のための小さな会社の創り方」
「名刺作成のプロが教える ソーシャリアル名刺の作り方」
などが代表作。

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