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私は難しいことは考えず、あらゆることをスケジュールに入れる。ただそれだけのことだ。毎日やることはすべてスケジュールに入れる。ソーシャルメディア30分。メール45分。社外スタッフとの情報交換。じっくり考えて計画を練るための静かな時間。要するに、スケジュールに入れないことには何も片づかない。(クリス・ダッカー)


photo credit: wuestenigel Colorful Sticky notes via photopin (license)

ToDoリストの罠に陥らない方法

ToDoリストを作ることは大事だと言われていますが
それをスケジュールに入れない限り、そのタスクは終了しないはずです。
ケビン・クルーズ1440分の使い方の中で
スケジュールを確保することの重要性を語っています。

タスクはToDoリストではなくスケジュール表に入れる。なんと、たったこれだけのことで心が解き放たれ、ストレスが減り、認知能力が高まる。(ケビン・クルーズ)

フロリダ州立大学の研究によれば、ツァイガルニク効果は克服できると言います。
未完了のタスクによって意識的・無意識的に悩まされる現象を
ツァイガルニク効果と呼びますが
タスクを達成するための予定を立てるだけで
この現象に悩まなくなることがわかっています。
実際にタスクそのものを終わらせなくてもよく
まずは、達成するためのスケジュールを組み立てればよいのです。

タスクのための時間を確保すること=タイムブロッキングによって
私たちは日常のストレスを減らせるのです。
そのために重要なことはすべてやる時間を決め
スケジュール表に入れることを習慣にしましょう。

たとえば、毎日30分のトレニ一ングをしようと決めたなら
ToDoリストではなく、スケジュール表にそれを記入し
30分と言うトレーニング時間を確保します。
顧客とのコミュニケーションが重要だと考え
一日に少なくとも2人の顧客と会話すると決めたなら
「顧客訪問」という予定を最初から組み入れてしまうのです。
私も毎日ブログを書く時間を決め
その時間帯は他のタスクをブロックしていますが
スケジュールをはっきり決めることで、先延ばしをしなくなりました。

また、重要なタスクはなるべく早い時間帯を割り当てるとよいでしょう。
どんなに時間とスケジュールをコントロールしても、トラブルは起きるものです。
当然、一日の時間が過ぎるにつれ
想定外の事能が発生する確率は上がりますから
重要なタスクは早い時間に済ませてしまうのです。
これで心の平穏も手に入ります。

一度決めた目標は、絶対に取り下げないようにします。
達成するために、やめるのではなく予定を変えることを考えるのです。
たとえば、ふだんは朝一にブログを書いている時に
クライアントの重役との予定が設定されたなら
書く時間を前後に移動すれば、大切な習慣が途切れなくなります。

戦略的に自分の時間をブロックしたら、それを優先する!

「タイムブロッキング」した予定は、大切な医者の予約だと捉えるのです。
自分で決めた予定を覆すのは今日で終わりにして
重要なタスクを完成させるように自分のマインドセットを変えるのです。
タイムブロッキングしたタスクを優先し、先延ばしをやめるようにしましょう。

また、急なトラブルに備える時間をあらかじめ用意しておくと
重要なタスクに悪影響を与えずにすみます。
リンクトインのCEOのジエフ・ウエイナー
「何の予定も入れない」時間をスケジュールに組み込んでいる』と言います。
何も予定が書かれていない時間帯を作っておけば
緊急な用事を頼まれても困らなくなります。
本当にやるべきこともそこでやれるのですから
どんな重要なタスクもしっかりと終了できます。
意図的にミーティングを入れない時間を作り
邪魔者をブロックし、優先順位が高い重要なタスクにそれを使うのです。

立て続けに会議を入れるとスケジュールが埋まってしまい
トラブルを処理したり、何かを考える時間はほとんどなくなります。
ルーティン業務や人の仕事ばかりを優先ていると
自分のための時間を持てなくなります。
新たな目標を達成するために、戦略的に自分の時間をブロックしましょう。

まとめ

やるべきことをリストにしたら
必ずそれをスケジュール表に書き込べきです。
時間をしっかりと確保しない限り、そのタスクのためのアクションは起こせません。
日々のルーティンがあなたの時間を奪っていることを忘れずに
重要なタスクのために自分のスケジュールをブロックしましょう。
多くの成功者が言うように自分のスケジュールをブロックしない限り
新たな目標は達成できないのです。

今日もお読みいただき、ありがとうございました!
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徳本昌大

徳本昌大ソーシャルおじさん

投稿者プロフィール

複数の広告会社で、コミュニケーションデザインに従事後独立。
特にベンチャーのマーケティング戦略に強みを持つ。
ソーシャルメディアを活用したコミュニケーションデザインの実績多数。

現在、ベンチャー企業の取締役 顧問として活躍中
インバウンド、海外進出のEwilジャパンCOO
Iot、システム開発のビズライトテクノロジー 取締役
みらいチャレンジ ファウンダー GYAKUSAN株式会社など
アルコール依存症を克服した独自の習慣術でのベンチャー起業家へのコーチングも行う。

ドラッカー名言学び実践会主催
iPhone記事や、ビジネス書籍の書評をブログにて毎日更新しています。
MacFanの書評連載も評判

著書に、
「ソーシャルおじさんのiPhoneアプリ習慣術」(ラトルズ)
「図解 ソーシャルメディア早わかり」(中経出版)
「ソーシャルメディアを使っていきなり成功した人の4つの習慣
「ソーシャルメディアを武器にするための10ヵ条」(マイナビ)
など多数。

電子書籍も積極的にリリースしています。
「ミドル世代のための小さな会社の創り方」
「名刺作成のプロが教える ソーシャリアル名刺の作り方」
などが代表作。

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