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すべての質問や問い合わせに、即座に応じる必要などない。そもそも、そんなことは不可能だし、そんな真似をしていたらすぐに燃え尽きてしまう。(デボラ・ザック)

photo credit: homethods Writing Planning – Credit to https://homethods.com/ via photopin (license)

メールに即レスする必要はない!

現代人は自分を必要以上に忙しくさせています。
日々、ビジネス上のメールが大量に届くようになり
その対応だけでも相当量の時間を使います。
そして、多くの人はこれが重要な仕事だと勘違いし
メールを優先させてしまうのです。

しかし、メールに返答することが重要な仕事であるわけではありません。
以前の私はメールにすぐに対応することが良いことだと考えていましたが
これでは自分の時間をコントロールできなくなります。
今ここに集中し、もっとも重要なタスクをこなした後で
メールの返信をしても問題はないはずです。
重要なタスクを優先し、メール対応などは
移動時間や待ち時間を活用して、生産性を高めるようにしましょう。

よほどの緊急時項でない限り、メールに即レスする必要はありません。
タスクが終わってから、そのメールに集中し
的確な答えを書くことの方が重要です。

アポイントのメールは即レスするよりも
まとめて返信した方がスケジュールを組みやすくなります。
何通かのアポメールをチェックしてから
重要度と緊急度を考え、アポを入れるようにします。

同じエリアでのミーティングをまとめることができれば
移動時間を節約したり、別の目的をそこにはめ込めます。
メールに対応する時間を決め、返信作業を一気に行うことで
自分の時間をコントロールできるようになります。

 

自分に質問する癖をつける!

メールの返信を優先したくなったら、自分に次の質問をしてみましょう。
このメールを3時間後に返信して、何か不都合が起こるだろうか?
こう問いかけることで、大概の場合は目の前の重要なタスクを優先するはずです。

会議でメールを返信するのをやめることで、相手との信頼関係を築けます。
聞き漏らしもなくなり、ミスを防げます。
スマホの先の相手ではなく、目の前に座っている人を優先することが
正しいことだと自分に言いきませましょう。

デボラ・ザックは全ての人を満足させることはできないと言います。

万人にいい顔をすることが、献身的に働くことを意味するわけではない。それどころか、注意散漫な状態を続けていると、ぼんやりして頼りにならないという印象を与えてしまう。

目の前の相手の信頼関係を失わないために
メールの返信をやめて、会話に集中するのです。
シングルタスクに集中するからこそ、周りの人との良好な関係を築けるのです。
スマホの誘惑を断ち切るために、会議中はスマホを必要以上に見ないようにしたいものです。
全ての人に同時に対応するのは無理だと考え
メールの返信をする時間を決めるのです。
今ここの重要なタスクに集中し
目の前の仕事を一つ一つ終わらせていきましょう。
中途半端な行動をやめ、シングルタスクに集中することが
あなたの生産性を高めてくれるのです。

まとめ

相手との信頼関係を築くために、シングルタスクを実践しましょう。
目の前の相手に集中し、メールはその後の時間に処理します。
メールに対応する時間を決め、そこで一気に返信する方が
生産性を高めてくれると信じ、今ここに集中するのです。
メールは移動時間や隙間時間に返信し
目の前の相手を優先することで、味方を増やせます。

今日もお読みいただき、ありがたおうございました。
参考書籍 デボラ・ザック SINGLE TASK 一点集中術

      

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徳本昌大

徳本昌大ソーシャルおじさん

投稿者プロフィール

複数の広告会社で、コミュニケーションデザインに従事後独立。
特にベンチャーのマーケティング戦略に強みを持つ。
ソーシャルメディアを活用したコミュニケーションデザインの実績多数。

現在、ベンチャー企業の取締役 顧問として活躍中
インバウンド、海外進出のEwilジャパンCOO
Iot、システム開発のビズライトテクノロジー 取締役
みらいチャレンジ ファウンダー GYAKUSAN株式会社など
アルコール依存症を克服した独自の習慣術でのベンチャー起業家へのコーチングも行う。

ドラッカー名言学び実践会主催
iPhone記事や、ビジネス書籍の書評をブログにて毎日更新しています。
MacFanの書評連載も評判

著書に、
「ソーシャルおじさんのiPhoneアプリ習慣術」(ラトルズ)
「図解 ソーシャルメディア早わかり」(中経出版)
「ソーシャルメディアを使っていきなり成功した人の4つの習慣
「ソーシャルメディアを武器にするための10ヵ条」(マイナビ)
など多数。

電子書籍も積極的にリリースしています。
「ミドル世代のための小さな会社の創り方」
「名刺作成のプロが教える ソーシャリアル名刺の作り方」
などが代表作。

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