メールに振り回されない方法

書評

古川武士氏の力の抜きどころ 劇的に成果が上がる、2割に集中する習慣の中に
メールに振り回されない方法が紹介されていました。
今日はそれを基にメールの上手な使い方を考えてみたいと思います。
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古川氏によるとメールに振り回されている人の特徴は次の三つです。

1.メールをチェックしないと不安で仕方がないので、常にチェックしている
2.電話や直接話せばすぐにすむ内容をメールで伝えて何度もやりとりをしている
3.メールの文面が毎回丁寧で、一通あたりの送信にかける時間が長い

多くの完璧主義者の人はメールの受発信にかける時間がどんどん膨れ上がっていき
その結果として、業務を圧迫してより忙しくなるのです。
メールは現代のホワイトカラーにとって、避けては通れないツールです。
しかし、メールに時間を使いすぎると自分のビジネスを圧迫し
プライベートの貴重な時間をどんどん減らしてしまうのです。

ビジネスの生産性をアップするためには
メールよりも重要な仕事を優先したり
メールの時間を工夫するなどすることがポイントになります。

では、どうすれば、メールに費やす時間を減らせるのでしょうか?
古川氏はメールの時間や回数を減らす努力をすべきだと言います。

もしあなたが、メールチェックをしないと不安で仕方がないならば、少しメールを見る回数を減らしてみることをお勧めします。メールの数は、チェックと返信の回数に比例して多くなる傾向があります。チェックの機会を一時間に一回にする、一日三回までにするなど減らしてみてください。

メールの時間を減らすためには当たり前ですが、
チェックの時間を減らし、重要なメール中心に対応することです。

また、メールのコミュニケーションのみに頼るのではなく
リアルの面談や電話、あるいはハングアウトなどのビデオ会議で
伝わる仕掛けを考えると、話がスムーズになります。

できるだけ電話や対面で話すようにする電話ですむことは電話でやりとりすると、コミュニケーション時間を減らすことができます。また、対面で会って話せば、メールでやりとりするよりも何倍も真意が伝わり、まとまりが早かったりします。電話や対面での会話を活用しましょう。

私は海外とのやり取りの際には、できるだけハングアウトを活用し
コミュニケーションのロスをなくすようにしています。
また、Facebookユーザーとは、メッセンジャーアプリを使うことで
リアルタイムのコミュニケーションが図れます。
相手によって、メール、電話、ハングアウト、Facebookなどを使い分けることで
コミュニケーションを改善できます。
時にはリアルに会うことを考えてもよいでしょう!

あとは、iPhoneのメールアプリを活用して
隙間時間でメールをチェックすることを習慣化すると
大事な仕事に時間を割けるようになります。
自分にとって重要なメールを自動で表示してくれるInbox
メールの仕分けが簡単にできるIntrayを使うと良いでしょう。
「あとで処理するメール」をスワイプ操作でまとめておくと
自分がやるべき重要なタスクが一目瞭然になります。
隙間時間でメールを仕分けておくことで、タスクの管理ができるのです。

まとまった時間では重要な仕事に集中し
移動時間や隙間時間でメールをチェックし
その場でレスしたり、タスクを仕分けていくと
ビジネスの生産性をアップできます。

仕事の多くは、たとえごくわずかの成果をあげるためであっても、まとまった時間を必要とする。こま切れでは意味がない(ピーター・ドラッカー)

ドラッカーの言うように、まとまった時間はメール作業に割くのではなく
重要な仕事に振り分けるべきなのです。

今日もお読みいただき、ありがとうございます。
  

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