生産性を高めるために身に付けたい4つの習慣

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忙しくて整理整頓する時間がないのではなく、整理整頓を怠っているからバタついてしまうのだ。忙しいからといって、仕事をテキパキとこなしているわけではない。机の上に書類が山積みになっているからといって、一生懸命に働いているわけではない。(マーク・レクラウ)


photo credit: homethods Entrepreneur Business Affiliate Marketing Blogger – Credit to https://homethods.com/ via photopin (license)

整理整頓が生産性を高めてくれる?

広告会社に勤めていた時は整理整頓が苦手で、机の周りが乱雑でした。
探し物のために絶えず時間をロスし、自分のパフォマンスを落としていました。
これは整理整頓を怠っていたことが原因でした。
書類や手紙をなんでも保存する習慣が
デスク周りを混乱させ、私をいつもバタバタさせていたのです。

今はシェアオフィスを借りて、仕事をしているので
ドキュメントをストックするためのスペースがありません。
書類を置く場所がなくなったことが、私にはよかったようです。
手紙や請求書が届いてもすぐに処理することで
書類に邪魔されなくなり、今ここに集中できるようになりました。
最近は、できるだけ紙をもらわないように意識を変えました。
可能な限りドキュメントはデータでやり取りし、探し物の時間を減らしています。

人は5分間の中断のたびに、12分間の時間をロスしていることがわかりました。
脳が再び仕事に集中するためには、7分かかるのがその理由です。
書類を探すことで、私たちは脳に負荷をかけ
自分の生産性を下げていたのです。
書類などの探し物が多ければ多いほど
私たちは無駄な時間を過ごす可能性が高まり
再び集中するために無駄な時間を使っているのです。

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生産性を上げるための4つの習慣

人が探し物をするのは、整理整頓を怠っているからです。
仕事とプライベートの両方をエンジョイしたければ
生産性を高め、自分の時間を取り戻さなければなりません。
そのためには、自分のもっとも重要なタスクに集中し
結果を出す必要があります。
しかし、アメリカの企業の重役クラスでも自分の時間の3割から5割を
書類探しに費やしていると言うデータがあるそうです。
なかなか探し物を減らせない現実が、会社の生産性を下げているのです。

では、どうしたら私たちは探し物を無くして
生産性を高めることができるのでしょうか?

マーク・レクラウは以下の4つの習慣を身につけるべきだと言います。

●就業時間の最初の15分間を使って、その日にすべきことの優先順位をつける。
●書類の整理に週に1時間を費やす。
●1日に15分を費やし、不要な書類を捨てて机の上を整理整頓する。
●1日の最後の15分を使って翌日の作業の予定を立てる。

1日をスタートする際に、しっかりとその日の計画を作るのです。
この時間を設けて、今日やるべきタスクを明確にし
それを終わらせることに全力を尽くすのです。

また、定期的に書類の整理をしましょう。
デスクを片付ければ、探し物に無駄な時間を使わなくなります。
紙のやり取りをやめ、書類をデジタルで管理すれば
机を整理整頓する時間も減らせます。

また、仕事が終わったら翌日のための準備を怠らないようにします。
その日の振り返りと翌日のタスクを決めることで
仕事から頭を切り離すことができます。
プライベートの時間を充実させることで
脳の働きが活性化し、翌日も楽しく働けます。

まとめ

整理整頓をしないことが、探し物の原因です。
探し物ばかりに時間を費やすと自分のパフォーマンスを下げてしまいます。
日頃からデスクの周りを整理整頓し
目の前のタスクに集中できるようにしましょう。
探し物がなくなれば、早く帰れるようになり
仕事と家庭の両立もでき、幸せな時間を過ごせます。

参考図書 マーク・レクラウ習慣を変えれば人生が変わる
     

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徳本昌大

徳本昌大ソーシャルおじさん

投稿者プロフィール

複数の広告会社で、コミュニケーションデザインに従事後独立。
特にベンチャーのマーケティング戦略に強みを持つ。
ソーシャルメディアを活用したコミュニケーションデザインの実績多数。

現在、ベンチャー企業の取締役 顧問として活躍中
インバウンド、海外進出のEwilジャパンCOO
Iot、システム開発のビズライトテクノロジー 取締役
みらいチャレンジ ファウンダー GYAKUSAN株式会社など
アルコール依存症を克服した独自の習慣術でのベンチャー起業家へのコーチングも行う。

ドラッカー名言学び実践会主催
iPhone記事や、ビジネス書籍の書評をブログにて毎日更新しています。
MacFanの書評連載も評判

著書に、
「ソーシャルおじさんのiPhoneアプリ習慣術」(ラトルズ)
「図解 ソーシャルメディア早わかり」(中経出版)
「ソーシャルメディアを使っていきなり成功した人の4つの習慣
「ソーシャルメディアを武器にするための10ヵ条」(マイナビ)
など多数。

電子書籍も積極的にリリースしています。
「ミドル世代のための小さな会社の創り方」
「名刺作成のプロが教える ソーシャリアル名刺の作り方」
などが代表作。

参考サイト
http://column.bizright.co.jp/
 

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