生産性を高めるために身に付けたい4つの習慣

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忙しくて整理整頓する時間がないのではなく、整理整頓を怠っているからバタついてしまうのだ。忙しいからといって、仕事をテキパキとこなしているわけではない。机の上に書類が山積みになっているからといって、一生懸命に働いているわけではない。(マーク・レクラウ)


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整理整頓が生産性を高めてくれる?

広告会社に勤めていた時は整理整頓が苦手で、机の周りが乱雑でした。
探し物のために絶えず時間をロスし、自分のパフォマンスを落としていました。
これは整理整頓を怠っていたことが原因でした。
書類や手紙をなんでも保存する習慣が
デスク周りを混乱させ、私をいつもバタバタさせていたのです。

今はシェアオフィスを借りて、仕事をしているので
ドキュメントをストックするためのスペースがありません。
書類を置く場所がなくなったことが、私にはよかったようです。
手紙や請求書が届いてもすぐに処理することで
書類に邪魔されなくなり、今ここに集中できるようになりました。
最近は、できるだけ紙をもらわないように意識を変えました。
可能な限りドキュメントはデータでやり取りし、探し物の時間を減らしています。

人は5分間の中断のたびに、12分間の時間をロスしていることがわかりました。
脳が再び仕事に集中するためには、7分かかるのがその理由です。
書類を探すことで、私たちは脳に負荷をかけ
自分の生産性を下げていたのです。
書類などの探し物が多ければ多いほど
私たちは無駄な時間を過ごす可能性が高まり
再び集中するために無駄な時間を使っているのです。

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生産性を上げるための4つの習慣

人が探し物をするのは、整理整頓を怠っているからです。
仕事とプライベートの両方をエンジョイしたければ
生産性を高め、自分の時間を取り戻さなければなりません。
そのためには、自分のもっとも重要なタスクに集中し
結果を出す必要があります。
しかし、アメリカの企業の重役クラスでも自分の時間の3割から5割を
書類探しに費やしていると言うデータがあるそうです。
なかなか探し物を減らせない現実が、会社の生産性を下げているのです。

では、どうしたら私たちは探し物を無くして
生産性を高めることができるのでしょうか?

マーク・レクラウは以下の4つの習慣を身につけるべきだと言います。

●就業時間の最初の15分間を使って、その日にすべきことの優先順位をつける。
●書類の整理に週に1時間を費やす。
●1日に15分を費やし、不要な書類を捨てて机の上を整理整頓する。
●1日の最後の15分を使って翌日の作業の予定を立てる。

1日をスタートする際に、しっかりとその日の計画を作るのです。
この時間を設けて、今日やるべきタスクを明確にし
それを終わらせることに全力を尽くすのです。

また、定期的に書類の整理をしましょう。
デスクを片付ければ、探し物に無駄な時間を使わなくなります。
紙のやり取りをやめ、書類をデジタルで管理すれば
机を整理整頓する時間も減らせます。

また、仕事が終わったら翌日のための準備を怠らないようにします。
その日の振り返りと翌日のタスクを決めることで
仕事から頭を切り離すことができます。
プライベートの時間を充実させることで
脳の働きが活性化し、翌日も楽しく働けます。

まとめ

整理整頓をしないことが、探し物の原因です。
探し物ばかりに時間を費やすと自分のパフォーマンスを下げてしまいます。
日頃からデスクの周りを整理整頓し
目の前のタスクに集中できるようにしましょう。
探し物がなくなれば、早く帰れるようになり
仕事と家庭の両立もでき、幸せな時間を過ごせます。

参考図書 マーク・レクラウ習慣を変えれば人生が変わる
     

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