スケジュールを詰め込みすぎるのをやめ、空白タイムを作ろう!

平日のスケジュールを作成する際には、かならず毎日2回、アポや打ち合わせをいれない30分の時間を設け、その時間に類似タスクをまとめておこなったり、予期せぬできごとに対処したりしよう。私はこの時間を「空白タイム」と呼んでいる。空白タイムを毎日設けるには強い意志が必要となるが、多忙をきわめる経営層のなかにも、実際にこのシステムを活用している人は数多くいる。(デボラ・ザック)


photo credit: suzyhazelwood DSC03868-02 via photopin (license)

なぜ、空白タイムが必要なのか?

忙しい現代人はスケジュールを詰め込み過ぎますが
あまりに忙しい時間を過ごすことで、自分を追い詰めてしまいます。
仕事をしていれば、トラブルが起こるのはあたりまえですが
スケジュールが満杯だとそのタスクをこなすための
時間を見出せなくなります。
そのため夜残業するなど、より働かなければならなくなります。
それを避けるために、マインドセットを変えましょう!
予期せぬできごとが起こるのは当たり前だと考え
あらかじめ対処する時間を作るのです。

デボラ・ザックは、1日に30分程度の空白タイムを作るべきだと言います。
この空白タイムを持つことで
私たちは落ち着いて問題解決ができるようになります。
この時間がないと慌てふためき、ますます問題を大きくしてしまいます。
空白タイムがなければ、他のタスクを犠牲にしなければなりません。
重要度の高いタスクをいくつも抱えると
新たなトラブルが起こる可能性が高まります。

アポや打ち合わせを入れない時間を作ることで
問題に集中でき、トラブルを短時間で解決できます。
即座に問題をクリアできれば、元の業務にすぐに戻れますし
クライアントとの信頼関係もキープできます。
また、スピーディーに対応することで相手からの評価も高まるはずです。

 

空白タイムをつくることが未来を明るくしてくれる!

毎日、あらかじめ空白タイムをスケジュールに組み込んでおけば、その時間を活用し、長期的なプロジェクトの達成に向けて集中して作業に取り組むこともできる。だからこそ、空白タイムには、現実にアポが入っていると考えるようにしよう。そして、どれほど緊急な要件がもちあがろうと、この空白タイムはけっして後回しにできないものだと見なそう。

空白タイムを作ることにはもう一つの大きなメリットがあります。
1日に2回、自分のやりたいことに集中できるようになります。
Googleでは二割の時間を自分の好きな仕事に
当ててよいというルールがありますが
これと同じことを空白タイムで実践していくのです。

未来の自分を変えるためには、自分に投資する時間を持たなければなりません。
私は自分との対話の時間を朝晩必ず作るようにしています。
今日やるべきタスクを明確にするだけでなく
未来の夢を叶えるための時間を確保することで
ワクワクする時間を増やせます。
ルーティンのタスクだけでなく、自分のやりたいことに時間を使うことで
人生の満足度は高まりますし、幸せな気分を味わえます。
また、夢のための時間を確保することで、実現スピードを加速できるのです。

まとめ

スケジュールを詰め込みすぎるをやめ、空白タイムを持ちましょう。
この時間を持つことで、トラブルが起きても
慌てずに対処できるようになります。
また、空白タイムを自分への投資に使うことで
自分の未来を明るくできます。
スケジュールを入れるときに、空白タイムを確保することを意識するのです。

参考図書 デボラ・ザック SINGLE TASK 一点集中術   

    

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