PWF(プロダクティビティ・ワークフロー・フォーミュラ)を活用して、自分の時間を取り戻せ!

習慣化

自分の噂話をされたくないなら、他人の噂話をするのはやめよう。それは人を傷つけ、時間も無駄にする。(ローラ・スタック)

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以前私はお酒を飲んでいたのですが、その頃を振り返ると恥ずかしくなります。
時間を浪費ばかりしている、生産性の低いビジネスマンだったのです。
会社の仲間の噂話が大好きで、昼も夜もそれに時間を費やしていました。
今思うとそれは時間の無駄遣いでしかなく、誰もハッピーにしませんでした。
私は断酒するときに、タイムマネージメントの考え方を変えて
自分の時間を大切にすることを決めたのです。
それ以来、私は噂話にうつつを抜かすのを一切やめました。

「仕事が終わらない」を抜け出す200のアイデア(ローラ・スタック著)には
生産性を高めるアイデアがたくさん書かれています。
「仕事量を減らして、より大きな結果を出す」ことを目的にして
自分の時間を徹底的にコントロールしましょう。

仕事だけでなく、家族との時間や趣味の時間、人に会う時間を作り出さないと
面白い体験ができず、やがては創造力が枯渇します。
アイデアも生み出せず、仕事に疲れたビジネスマンは
価値を提供できませんから、未来もつまらなくなってしまいます。
そうならないためにも、しっかりと日々の時間をコントロールし
会社や取引先に貢献しましょう!

本来は他人がやるべき仕事をやっているなら、たとえその人が望まなくても、受け渡そう。優先すべきは、自分自身の仕事。 「いい人」になるのはやめよう。次に、あなた個人にとって重要なことは何かを見極めよ。

そして、今日からいい人になるのは止めるのです。
自分のやるべき仕事に集中し、自分のスキルをアップさせるために時間を費やしましょう!
誰か他の人の仕事は手放して、しっかりと業務の境界をつくるのです。
時には「ノー」と拒絶しないと、自分の貴重な時間を誰かに使われてしまいます。

退屈な仕事や嫌いな仕事平凡な仕事をするのにモチベーションを上げるのは難しい。そんなつまらない仕事が頭をよぎることがなければ、重要な仕事に集中して打ち込めるはずだ。それなら、さっさと片づけてしまおう!そうした些細な仕事は99%、あなたが思っているよりもずっと簡単で苦労せず終えることができる。取りかかることが、最もハードルが高いのだ。どうしてもできないのなら、つまらない仕事をするための5分間をスケジュールに組み込もう。時間がきたら、その仕事をやる。5分たってやめたかったらやめていい。

私は、エクセルの入力や定型文などのビジネス文書作成なその雑用が大嫌いで
それらを考えると憂鬱になります。
できるだけアウトソーシングで切り抜けていますが
どうしてもやらなくてはいけないときには、先延ばしをやめるようにしています。
面倒なことは、すぐに終わらせて、他のことに集中できるようにするのです。
ローラ・スタックが指摘するように、些細な仕事は99%簡単に終わるのです。
雑用は、さっさと片付けるを習慣化することで、気分が楽になります。

私たちが最も大事にすべきは、やるべきことと、やらないことを明確にすることです。
自分のタスクを徹底的に洗い出し、前日には今日やるべき「 HITリスト」を作成しましょう。
同時に中長期の 「マスターリスト」を作り、自分のビジネスの進捗を管理しましょう。
また、やらないリストを作成すれば、仕事の優先順位を的確につけられるようになります。
生産性を下げるメールやソーシャルメディアの時間をコントロールすることで
早く家に帰れるようになり、自分の時間を大切にできるようになります。
ビジネスに関係ないソーシャルメディアのタイムラインは
時間泥棒だと考え、できるだけ見ないようにするのです。

本書の中で説かれているPWF(プロダクティビティ・ワークフロー・フォーミュラ)
取り入れれば、自分が何をやるべきかが見えてくるはずです。

PWF:The Productivity Workflow Formula(プロダクティビティ・ワークフロー・フォーミュラ)
1、やるべきことを決める

自分が仕事で求められているものを明確に把握する/「やることリスト」に優先順位をつける/時間泥棒に対処する/本当に重要なものだけをやると決める
2、スケジュールを立てる
タスクに的確に時間を割り当てる/断るべきときは断る/素早く決断する/会議をコントロールする
3、集中する
集中力を研ぎすます/気を散らすものをシャットアウトする/集中するためのテクニックを学ぶ/マルチタスクを避ける
4、新しい情報を処理する
効果的にリサーチをする/デジタルの情報をファイリングする/メールや留守番電話のメッセージ、紙の書類をスピーディーに処理する
5、ワークフローを円滑にする
ワークフローの中でうまく機能するものと機能しないものを見極める/非効率的なものを減らす/人的な問題や障害物を取り除く/無駄のないシステムに磨きあげる
6、自分の能力をコントロールをする
自分の活力に影響する身体的な要因に注意する/睡眠、食生活、運動、そして幸福感を管理する

PWF[The Productivity Workflow Formula]とは、生産性を高める公式なのです。

決める+スケジュールを立てる+集中する+処理する+円滑にする+コントロールする=生産する

このPWFを自分のライフスタイルに活用すれば
なんと、1日に90分節約でき、その時間を私たちは他のことに使えるのです。

自分の生産価値を知り、重要なタスクを見極めることで
私たちの生産性は間違いなくアップします。
働きすぎから脱して、自分を取り戻すためには、タスクをとことん減らすことが鍵になるのです。
シンプルに考える引き算方式で、自分の時間をコントロールしましょう!

今日もお読みいただき、ありがとうございました。

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photo credit: Time and Tide. via photopin (license)

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