オンライン会議は時間が鍵。遅刻が厳禁な理由。


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理想の自分をつくる100の法則
著者:ティボ・ムリス
出版社:ディスカヴァー・トゥエンティワン

本書の要約

ビジネスパーソンは遅刻に細心の注意を払うことで、信頼を得られます。コロナ禍でテレワークが当たり前になる中で、時間がますます重要な資産になっています。オンライン会議ではスタート時間だけでなく、終了時間を明確にし、集中力を削がないようにすることで、結果を出せるようになります。

ビジネスでは遅刻が厳禁な理由

自分を大切にしない人は時間を大切にしない。時間を大切にしない人は、それを使って価値を生み出すことができない。(スコット・ペック)

時間を守ることは、ビジネスを成功させるために必須のスキルです。時間は私たちの最も貴重な資産のひとつであり、それは他の人たちにとっても同じであることを忘れてはいけません。時間泥棒になるのをやめ、生産性を高めるようにしましょう。

実は、遅刻をすることで、時間を盗むだけでなく、相手の信頼も失ってしまいます。相手の時間をあまり気にかけていないことが明らかになり、話を真剣に聞いてもらえなくなります。また、遅刻が負い目になり、本来の力を発揮できず、プレゼンをうまくできないと言うリスクも抱えます。これでは、ビジネスがうまくいくわけがありません。遅刻を避けるために、10分前には相手先に到着することを心がけましょう。

著述家のティボ・ムリス理想の自分をつくる100の法則の中で、時間について次のように述べています。

仕事の視点からすると、あなたが稼ぐお金は他人を通じて得たものだ。だから、あなたは人びとの信頼を勝ち取って、彼らがお金を払いたくなるようにしなければならない。その第一歩が、相手の最も貴重な資産である時間を大切にすることだ。(ティボ・ムリス )

時間を守ることが、信頼を獲得するための第一歩であることを意識しましょう。家族や友人なら遅刻しても許してもらえるかもしれませんが、ビジネスパーソンは遅刻に厳しい目を向けます。時間に遅れそうな時には、早めに相手に連絡し、相手がイライラせずに済むようにすべきです。あなたが到着時間を伝えることで、他の仕事にその時間を当ててもらえ、時間泥棒にならずにすみます。

オンライン会議では、時間配分に注意しよう!

コロナ禍の中で、私たちの働き方が一気にオンラインにシフトしました。テレワーク時代にはますます時間が重要になります。移動時間が少なくなる中で、遅刻に対する考え方がより厳しくなると思います。パソコンの前だと意外に時間が気になり、数分の遅刻でも時間を盗まれたように感じます。

Zoomなどの入室は人数が多いと意外に時間がかかりますから、数分前には席に着き、スムーズにスタートできるよう準備をしましょう。スタート時間を厳守するのと同時に、終了時間も明確にすることも大事です。リアルの会議と異なり、PCやスマホのオンライン会議では集中力が途切れがちですから、会議のアジェンダと時間配分をメンバーに伝え、結果を出すようにしましょう。

オンラインの会議は移動時間を考えずに済むので、会議を詰め込みがちです。終了時間を事前に相手に確認しないと会議の時間を伸ばせずに、中途半端に会議を終わらせることになります。それを避けるために、ファシリテーターは、終了時間と決定事項を明確にし、アジェンダに沿って進行すべきです。(場合によっては、タイムキーパーを別途設定するのもありだと思います。)議事録を作り、画面共有で共有することで、会議の理解を進めるようにしましょう。オンラインでは単調な会議は厳禁です。

手軽なオンライン会議ですが、デメリットもあります。オンライン会議は、費用を安く抑えられ、手軽で気楽に開催可能です。頻繁に開催するのではなく、会議の目的を明らかにし、必要がなければ、チャットなどで代用しましょう。優先事項と重要事項を明らかにし、オンライン会議で結果を出すようにすべきです。

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